Ochrona Danych Osobowych

Szanowni Państwo,

Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić Państwu ochronę Waszych danych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.

Niniejsza informacja służy poinformowaniu naszych kontrahentów, członków Spółdzielni, pracowników Spółdzielni i stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018r Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych)- zwany RODO.

INFORMACJA DOTYCZĄCA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
W OKRĘGOWEJ SPÓŁDZIELNI MLECZARSKIEJ W HAJNÓWCE

Administratorem Państwa danych osobowych jest Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska w Hajnówce, ul. Warszawska 108, 17-200 Hajnówka, tel. 85 682 95 40, adres e-mail: sekretariat@osmhajnowka.pl, zwana dalej Administratorem. Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych oraz ich wykorzystanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

KATEGORIE ZBIERANYCH DANYCH, CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ PODSTAWA PRAWNA

Aktualnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością informujemy, że przetwarzamy (lub możemy przetwarzać) dane osobowe w następujących procesach:
Jeżeli jest Pan/ Pani:
Kandydatem do pracy lub osobą oferującą Spółdzielni swe usługi celem zawarcia umowy cywilno prawnej– dane osobowe przetwarzane będą dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji na wolne stanowisko pracy oraz zawarcia umowy o pracę lub umowy cywilno prawnej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r –Kodeks pracy; bądź Kodeks cywilny; zgodnie z art. 6 ust 1 lit. a, b, c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).

Pracownikiem Spółdzielni lub osobą świadczącą usługi na podstawie umów cywilno prawnych – przetwarzanie danych osobowych następuje w celu wykonania i na podstawie łączącej Pana/Panią ze Spółdzielnią umowy, a także jest obowiązkiem na podstawie przepisów Kodeksu pracy bądź Kodeksu cywilnego oraz innych przepisów regulujących prawa obowiązki pracodawcy i pracownika, a także usługodawcy i usługobiorcy, w tym przepisów w dziedzinie medycyny pracy, ubezpieczeń społecznych, majątkowych i zdrowotnych, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, czy o związkach zawodowych; zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) i c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), oraz zgodnie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w stosunku do danych osobowych, co do których brak jest obowiązku ich przetwarzania, przewidzianego w przepisach prawnych.

Członkiem rodziny pracownika Spółdzielni – przetwarzanie danych osobowych następuje w celu wykonania i na podstawie łączącej Pana/Pani członka rodziny będącego tym pracownikiem ze Spółdzielnią umowy o pracę, a także jest obowiązkiem na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa obowiązki pracodawcy i pracownika w tym przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) i c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).

Członkiem Spółdzielni, członkiem rodziny członka Spółdzielni – dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji wymagań statutowych Spółdzielni na podstawie art. 6 ust 1 pkt b, c Rozporządzenia RODO zgodnie z ustawą z dnia 16 września 1982 r. Prawo Spółdzielcze; w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem na podstawie art.6 ust. 1 pkt f Rozporządzenia RODO oraz zgodnie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w stosunku do danych osobowych, co do których brak jest obowiązku ich przetwarzania, przewidzianego w przepisach prawnych.

Kontrahentem – dostawcą towarów lub usług na rzecz Spółdzielni, podmiotem oferującym Spółdzielni dostawę towarów lub usług, bądź pracownikiem takiego dostawcy, nabywcą towarów lub usług sprzedawanych przez Spółdzielnię, dane osób biorących udział w postępowaniu przetargowym –dane osobowe przetwarzane będą w
celu wykonania umowy, do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze oraz wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez OSM Hajnówce, (realizacja umów, kontraktów, porozumień, realizacja rozliczeń finansowo-księgowych, obsługa reklamacji, marketing produktów i ewentualnego dochodzenia roszczeń związanych z wykonywaniem lub rozwiązaniem umów z Kontrahentami); zgodnie art. 6 ust 1 pkt b, c, f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).

 

UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH

 

Państwa dane mogą być udostępniane upoważnionym przez Administratora pracownikom, współpracownikom, podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi, w szczególności usługi podwykonawcze, techniczne i organizacyjne, usługi prawne i doradcze oraz pozostałym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

 

Kandydata do pracy– dane osobowe będą przechowywane do momentu zakończenia obecnego procesu rekrutacyjnego, chyba że zostanie wyrażona zgoda na to, by dane osobowe (zawarte w CV, list motywacyjny) były przechowywane do czasu odwołania zgody, ale nie dłużej niż 2 lata – w celu wzięcia pod uwagę w kolejnych procesach rekrutacyjnych.
Pracownika Spółdzielni – dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej, podatkowej oraz pracowniczej.
Członka rodziny pracownika Spółdzielni – dane osobowe przechowywane będą przez okres, w którym dane te będą do ustalenia uprawnień pracownika do określonych świadczeń.

Członka Spółdzielni, członka jego rodziny oraz byłego członka – dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej oraz dokumentacji związanej z członkostwem w Spółdzielni oraz do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Spółdzielni, stanowiących podstawę tego przetwarzania.

Kandydata na członka Spółdzielni, który członkostwa nie uzyskał – przechowywane będą przez Spółdzielnię przez okres 1 roku.

Kontrahenci – dostawcy towarów lub usług na rzecz Spółdzielni bądź pracownik podmiotu oferującego Spółdzielni dostawę towarów lub usług, nabywca towarów lub
usług sprzedawanych przez Spółdzielnię, bądź ich pracownik – dane osobowe będą przechowywane przez cały okres współpracy danego Kontrahenta z OSM w Hajnówce a w szczególności przez okres trwania umowy zawartej pomiędzy Kontrahentem a OSM w Hajnówce, a przez okres dłuższy jeśli wymagają tego przepisy prawa lub obowiązki Administratora danych lub do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z relacjami z Kontrahentem.
W przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie Państwa zgody – do momentu jej cofnięcia.

 

PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE PRZETWARZAMY

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych Informujemy, iż mają Państwo prawo do:

• dostępu do danych osobowych,
• sprostowania danych osobowych;
• usunięcia danych osobowych, w sytuacjach określonych w art. 17 ust. 1 RODO
  z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO,
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
• cofnięcia wcześniej udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Państwa dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej. Podanie danych osobowych jest:

• wymogiem ustawowym – wynika z realizacji obowiązków określonych w przepisach
  prawa,
• dobrowolne – w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie
  udzielonej przez Panią/Pana zgody.
  W oparciu o tak przetwarzane dane osobowe Administrator Danych Osobowych nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

 

MONITORING WIZYJNY

Jeżeli znajdą się Państwo na terenie Spółdzielni, obejmie Państwa działanie monitoringu wizyjnego, rejestrującego wizerunek osoby, nr rejestracyjny pojazdu.
1) Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w systemie monitoringu wizyjnego jest Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska w Hajnówce, ul. Warszawska 108, 17-200 Hajnówka, tel. 85 682 95 40, adres e-mail: sekretariat@osmhajnowka.pl, zwana dalej Administratorem.
2) Państwa dane przetwarzane będą w celu zapewnienia bezpieczeństwa zakładu pracy, ochrony mienia oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku art. 22² § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Celem monitoringu jest także zapewnienie bezpieczeństwa osób przebywających na terenie administratora.
3) System monitoringu wizyjnego obejmuje teren na zewnątrz budynków Administratora.
4) Monitoring wizyjny nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówki, pomieszczeń socjalnych oraz pomieszczeń udostępnianych zakładowym związkom zawodowym.
5) System monitoringu wizyjnego składa się z:
– 5 kamer rejestrujących obraz,
– urządzenia rejestrującego i zapisującego obraz na nośniku fizycznym,
– stacji monitorowania umożliwiającej podgląd rejestrowanego obrazu.
6) Urządzenie rejestrujące oraz stacja monitorowania znajdują się na terenie Spółdzielni.
7) Monitoring funkcjonuje całodobowo.
8) Rejestracji podlega obraz z kamer monitoringu, bez rejestracji dźwięku.
9) Zapisy z kamer przechowywane będą przez okres:
– STEKOP- 30 dni – po tym czasie w wyniku zapisywania w pętli istniejące zapisy są zastępowane nowymi zapisami.
– Stacja paliw- do 3 miesięcy – po tym czasie w wyniku zapisywania w pętli istniejące zapisy są zastępowane nowymi zapisami.
10) W przypadku, w którym nagrania mogą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, termin ten może ulec przedłużeniu zgodnie z właściwymi przepisami prawa.
11) Informacja o funkcjonowaniu monitoringu wizyjnego podawana jest poprzez rozmieszczenie tablic z piktogramem kamery / napisem „Teren monitorowany” na terenie zakładu.
12) Bieżący dostęp do obrazu i zapisu monitoringu mają osoby upoważnione do tego przez Administratora, a w szczególności: administrator systemów informatycznych, a nadto pracownicy świadczących usługi ochrony osób i mienia na podstawie umowy powierzenia zawartej z Administratorem. Osoby te zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa w zakresie danych osobowych.
13) Zapis z systemu monitoringu wizyjnego może być udostępniony wyłącznie uprawnionym organom w zakresie prowadzonych przez nie postępowań na podstawie pisemnego wniosku.
14) Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przysługuje Pani/Panu również prawo dostępu do swoich danych osobowych.
15) W oparciu o tak przetwarzane dane osobowe Administrator Danych Osobowych nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.
16) Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.

Z wyrazami szacunku,
Zarząd OSM w Hajnówce